« Encore une séance, quelle perte de temps! J’ai autre chose à faire moi! » Qui n’a jamais hurlé, en silence dans sa tête, ces persiflages bien individuels, mais tant partagés par l’équipe? Nous ne parlerons pas des duels de bâillements ou de rêvasseries solitaires au moment où, celui qui parle le plus reprend encore la parole… Pas facile ses séances de travail!

Une étude montre qu’un cadre dans sa carrière (environ 40 ans) passera jusqu’à 16 ans de son temps en séances (Etude Perforny). Cette information a été reprise de février à avril 2014 dans différents medias français du Figaro en passant par France Info… Personnellement, ce chiffre peut être discuté. Effectivement, plus de 3 heures par jour en séance, c’est tout de même beaucoup! Mais même si on réduit en moyenne à 1 journée par semaine, le résultat dépasse les 4 ans et 4 mois en séance!

Le constat peut être fataliste et se dire, « ben c’est comme cela! » C’est vrai que faire comme on a toujours fait, on obtiendra jamais que ce que l’on a toujours obtenu…

Alors, comment modifier la dynamique des séances de travail? C’est possible, mais à une seule condition : être prêt et être convaincu à changer!

Si un sociologue ou un ethnologue observait une séance de travail, il ferait l’inventaire d’éléments comme : des individus, des rapports hiérarchiques, de langages communs, de matériaux « projets », de systèmes techniques, d’une structure (rituel), d’un espace (la salle), du temps (le fameux qui nous manque), des enjeux de pourvoir, voire de conflits… L’un s’intéresserait à l’organisation et aux comportements et jeux de pourvoir, l’autre à la culture de cette nouvelle « ethnie »!

Pour induire de la performance dans les séances, il s’agit de casser nos habitudes. Voici quelques pistes concrètes et 10 conseils à appliquer :

• Casser la pyramide hiérarchique et que chaque personne présente soit compétente et intervienne en tant que spécialiste. Personne ne mène la séance comme responsable ou modérateur, sauf pour le cadre du temps.
• le groupe donne la structure et le contenu de la séance au préalable (il s’agit ici dans nos propos de séances de travail d’un groupe constitué qui travaille régulièrement ensemble).
• Le temps est drastiquement réduit et défini par le groupe, entre 15 et 30 minutes. Une personne est désignée de manière tournante pour le faire respecter.
• La fréquence des séances est donnée par le groupe et le rythme des projets : quotidienne, bihebdomadaire, hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle…
• Le groupe fixe le créneau horaire le plus adapté pour l’ensemble du groupe.
• La séance est debout, donnant plus de tonus et une plus grande vigilance quant au respect du temps.
• La séance est visuelle. L’espace est réfléchi par le groupe pour structurer visuellement la séance et permettre une actualisation du visuel (post-it, tableaux effaçables, mix des deux, système à aimants…)
• Chaque participant a mis à jour son point le concernant et chaque participant donne son humeur du jour visuellement.
• La discussion porte sur de l’échange d’informations, des problèmes, des décisions mais pas sur le comment!
• Evaluer la séance en termes de performance, toujours en image.

Le groupe doit rendre la séance flexible, vivante et créative. Des animations différentes et variées sont à prévoir. Il va de soi que chaque participant est responsable de son travail, de sa préparation et de la qualité de sa communication, respectueuse de l’autre.

L’ethnologue observant une telle tribu, sera surpris de son énorme évolution culturelle!

Gérald Dehan
Coach, consultant